Privacyverklaring CLT

Het centrum verzamelt persoonsgegevens vanuit haar opdracht als onderwijsinstelling en ook als werkgever. CLT vindt de bescherming van privacy belangrijk.

Hieronder lichten we toe welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom we dat doen, hoelang wij ze bewaren, wat de privacyrechten van de betrokkenen zijn en hoe ze deze kunnen uitoefenen.

Wie is verantwoordelijk ?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van alle persoonsgegevens is het centrumbestuur, CLT vzw met

• maatschappelijke zetel op Dekenstraat 4 bus 4014, 3000 Leuven
• ondernemingsnummer 0413.538.417.

CLT vzw is de inrichtende macht van de taalcursussen die het CVO CLT aanbiedt en wordt hierbij ondersteund door de ‘data protection officer’ (DPO) van de onderwijskoepel.

Het aanspreekpunt informatieveiligheid: de directeur Maryse Boufflette of de adjunct- directeur Paul Goossens. Ze zijn bereikbaar via privacy@clt.kuleuven.be.

Welke persoonsgegevens worden er over mij bewaard en waarom ?

Het CVO is wettelijk verplicht om van elke cursist een cursistendossier bij te houden.

Alle gegevens in je dossier worden verwerkt zolang je bij ons ingeschreven bent. Daarna worden ze gearchiveerd conform de geldende regelgevingen.

Om je in te schrijven, te begeleiden en te kunnen informeren is het dus noodzakelijk dat het centrum de volgende gegevens verwerkt:

• Identificatiegegevens (met i.h.b. voornaam en naam, rijksregisternummer, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit, verblijfsdocumenten)
• Contactgegevens (met i.h.b. Belgisch telefoonnummer(s), adresgegevens, e-mail)
• Opleiding, vorming en werk (met i.h.b. opleidingsniveau, diploma, werksituatie, eerder behaalde studiebewijzen, historiek in het CLT)
• Financiële gegevens (met i.h.b. bankgegevens, (terug)betalingen, openstaande rekeningen, vermindering of vrijstelling inschrijvingsgeld, betalingsbewijzen)
• Evaluatiegegevens (met i.h.b. aanwezigheden, resultaten, deliberaties);
• Functioneren (met i.h.b. aanwezigheden, gedrag, communicatie met lesgevers en medecursisten, begeleiding, opvolging, sancties, tucht, medische informatie)
• Andere (nummerplaat, …)

Ben je minderjarig, dan heeft het centrum ook de identificatie-, contact- en financiële gegevens nodig van een ouder/voogd.

Bij het niet beantwoorden van de vraag van het CVO naar bepaalde persoonlijke gegevens die nodig zijn om een persoon in te schrijven als cursist zal het CVO melden wat hiervan de gevolgen zijn. Het eventueel weigeren van de inschrijving van de desbetreffende persoon als cursist van het CVO behoort hierbij tot de mogelijkheden.

We gebruiken de cursistengegevens om onze onderwijsopdracht goed uit te kunnen voeren, in het bijzonder het begeleiden van cursisten bij hun opleiding, het voeren van een studenten- en examenadministratie en het toekennen van bijzondere statuten en faciliteiten.

Daarnaast wordt op de cursistengegevens ook onderzoek verricht om de cursistenondersteuning, -begeleiding, -doorstroming en -evaluatie door de opleiding te optimaliseren.

Cursistengegevens worden uitgewisseld met de overheid. Dit gebeurt met het oog op de financiering van het centrum en de decretale bepalingen.

In opdracht van het CLT kunnen geselecteerde derde partijen meewerken aan de uitvoering van deze opdrachten. Met deze partijen wordt een verwerkersovereenkomst gesloten om een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens te verzekeren (voorbeeld: Administratix).

Op individuele basis is externe uitwisseling met andere personen of organisaties alleen mogelijk in de volgende gevallen:

• de cursist heeft zich vooraf akkoord verklaard;
• na een gerechtelijk bevel;
• bij wanbetaling van de cursist.

Voor het bewaren van cursistengegevens baseren we ons op de vastgestelde bewaartermijnen die terug te vinden zijn in de omzendbrief “De centrumorganisatie van de centra voor volwassenenonderwijs en de centra voor basiseducatie” (VWO/2011/02).

Studieresultaten worden niet gewist binnen de gangbare vastgelegde termijn. Op deze manier kan het CLT bij verlies van documenten door de vroegere cursist, later nog een attest afleveren.

Cursistengegevens worden nooit langer bewaard dan nodig voor het uitoefenen van bovengenoemde doelstellingen en zolang de wetgeving het vereist.

Wie krijgt deze gegevens te zien ?

Het CVO gebruikt de persoonlijke cursistengegevens met als doel de uitvoering van het decreet dd. 18/07/2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensbeheer alsook de Algemene Verordening Gegevensbescherming (afgekort: AVG) van 27 april 2016 en in het bijzonder voor de cursistenadministratie/cursistenbegeleiding; daarom worden ze in een bestand bijgehouden. Het spreekt vanzelf dat deze gegevens strikt vertrouwelijk zijn.

Intern

Al onze medewerkers hebben slechts toegang tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitoefenen van hun functie.

Iedereen die in een CVO werkt, heeft bovendien discretieplicht. Het CLT-personeel mag vertrouwelijke informatie over cursisten discreet bespreken met collega’s en directie.

Met derden die buiten het centrum staan, mag dat niet.

Extern

● Het departement onderwijs is, via het Davinci-systeem van AgoDi (agentschap voor onderwijsdiensten), een ontvanger van een deel van jouw cursistengegevens;

● Bij verificatie krijgt de centrumbeheerder van het departement Onderwijs toegang tot administratieve gegevens, aanwezigheden, afwezigheidsbewijzen, … in het kader van zijn wettelijk bepaalde taak;

● Bij doorlichting is het mogelijk dat een onderwijsinspecteur ook toegang vraagt tot bepaalde cursistengegevens in het kader van zijn wettelijk bepaalde taak;

● Als centrum zijn we eveneens gemachtigd door de Vlaamse Toezichtcommissie (VTC) of de nieuwe Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), die vanaf 25 mei 2018 de taken van de Privacycommissie en haar sectorale comités heeft overgenomen, om met volgende partners persoonsgegevens uit te wisselen:

○ Agentschap Integratie en Inburgering / Huis van het Nederlands Brussel;

○ Centra voor Basiseducatie (CBE - LIGO);

○ Centra voor Volwassenenonderwijs (CVO);

○ Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn (OCMW);

○ Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding (VDAB);

○ Handhavingsambtenaren;

○ Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen (VMSW).

Platformen

Bij het Centrum voor Levende Talen worden onderstaande platformen gebruikt bij de verwerking van cursistengegevens:

● Administratix (cursistenadministratie)

● elektronisch leerplatform Canvas en e-CLT

● CLT café (online platform voor taaluitwisseling met native speakers)

We gebruiken technische maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, ongeoorloofd gebruik, verlies of diefstal van de gegevens zoals een sterk wachtwoord, firewalls, anti-malwarebescherming, back-up enz.

Welke rechten heb ik inzake privacy ?

• Recht op informatie: je mag vragen welke gegevens van jou verwerkt worden en wie er toegang toe heeft, waarom het centrum die persoonsgegevens nodig heeft of gebruikt en hoe lang ze bewaard worden;
• Recht op inzage: je mag steeds de gegevens die het centrum van je heeft, inkijken of opvragen;
• Recht op verbetering: indien je fouten in je gegevens vindt, mag je vragen om dit aan te passen. Je kan ook aanvullingen toevoegen aan jouw gegevens;
• Recht op gegevenswissing: je kan vragen dat gegevens, die niet (meer) noodzakelijk zijn voor het centrum, permanent en volledig verwijderd worden*;
• Recht op beperking van de verwerking: indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen*;
• Recht van bezwaar: indien je niet akkoord bent met de grondslag van een verwerking of met de manier waarop bepaalde gegevens van jou verwerkt worden, kan je je hiertegen verzetten*;
• Recht om zijn/haar toestemming in te trekken: indien men je voor bepaalde verwerkingen de toestemming gevraagd heeft, kan je te allen tijde kiezen om deze niet meer te verstrekken*;
• Recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming: wanneer het centrum algoritmes gebruikt om, zonder tussenkomst van mensen, bepaalde gevolgen te trekken uit (een deel van) je gegevens, dan kan je je hiertegen verzetten*;

*Bij beperking of verwijdering van gegevens zal het CVO melden wat hiervan de gevolgen zijn.

De verwerking van persoonsgegevens die de gezondheid betreffen, kan enkel als je daarmee expliciet instemt. Je kunt deze toestemming op elk moment terug intrekken.

Ben je minderjarig dan dienen je ouders of de personen die het ouderlijk gezag uitoefenen deze toestemming te geven en hebben zij bovendien recht op een kopie van de ondertekende toestemming.

Voor meer uitleg over of om je op een van deze rechten te beroepen, gelieve je intern te richten tot het aanspreekpunt informatieveiligheid via privacy@clt.kuleuven.be.

Bij eventuele disputen of twijfel, kan je je ook wenden tot de toezichthoudende autoriteit inzake privacy en de verwerking van persoonsgegevens: https://ww.gegevensbeschermingsautoriteit.be/